Politica de confidentialitate

 NOTĂ DE INFORMARE

POLITICA PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Această Notă de informare este valabilă începând cu data de 01.04.2020

În conformitate cu dispozițiile Regulamentului (UE) nr. 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE, cunoscut sub denumirea de „Regulamentul General privind Protecția Datelor” sau, pe scurt, „RGPD”, vă aducem la cunoștință următoarele aspecte legate de prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal:

  1. Cine este operatorul datelor cu caracter personal?

EMBRYOS FERTILITY CLINIC S.R.L.,persoană juridică română, cu sediul social în BUCURESTI, str. DAMBOVICIOAREI nr. 17 et. 2 ap. 8, Sector 2, înregistrată la Oficiul Registrului Comerțului de pe lângă Tribunalul București sub nr. nr. J40/14015/2018, CUI 39936770, identificator unic la nivel European ROONRC.J40/14015/2018

Ce date cu caracter personal prelucrăm?

În cazul în care sunteți pacient EMBRYOS:

Informații generale (date de identificare): nume, prenume, data nașterii, sex, naționalitate, vârstă, CNP, adresa de domiciliu sau de reședință, e-mail, telefon, ID pacient, copie C.I., semnătura, date bancare pentru verificarea efectuarii platilor prin intermediul ordinelor de plata,  iar în cazul în care veți fi internat, datele de identificare ale aparținătorului (nume, prenume, grad de rudenie, telefon);

Date de sănătate sau conexe prestării serviciilor medicale:

Date generale: greutate, înălțime, calitatea de fumător ori nefumător, grupă sanguină, RH, istoric medical, scrisori medicale, alergii, simptomatologie, diagnostic, antecedente (heredocolaterale, fiziologice şi patologice), tipul intervenției, acte ce țin de activitatea medicală, cum ar fi: recomandare medic familie ori medic specialist, raport medical, cod diagnostic, semnătura pacientului, calitatea de asigurat CNAS sau de asigurat în sistemul privat (în cazul societăților de asigurări private de sănătate), bilet de trimitere, foaia de observație, decont cheltuieli și documente medicale din timpul spitalizării (după caz), investigații efectuate, ziua și ora internării, rezervă și pat pacient (în cazul în care veți fi internat), bilet externare, ora și ziua externării, ziua/ora/locația recoltării probelor, diagnostic prezumtiv, informații evoluție stare de sănătate, alergii, medicație prescrisă pentru diverse patologii, informații medicale în urma realizării consultului, talon pensie (după caz);

Date privind spitalizarea: bilet de trimitere, foaia de observație, decont cheltuieli și documente medicale din timpul spitalizării, investigații efectuate, ziua și ora internării, rezervă și pat alocat, observații pacient cu privire la vizite, evoluția pacientului pe perioada spitalizării, bilet externare, ora și ziua externării, diagnostic prezumtiv, alergii, medicație prescrisă pentru diverse patologii, informații medicale în urma realizării consultului, nume, prenume și specialitate medic curant (după caz), nume, prenume, grad de rudenie și telefon aparținător;

Date necesare pentru teste prenatale non invazive: vârstă, rasa, sarcini în antecedente, greutate, înălțime, calitatea de fumător sau nefumător;

Date privind analizele: data și ora programării, date privind consultațiile și analizele, data, ora și locația recoltării, codul de probă, rezultate analize;

În cazul în care vrei să faci parte din echipa EMBRYOS:

Date privind procesul de recrutare: nume, prenume, vârstă, sex, naționalitate, adresă de domiciliu ori de reședință, datele cuprinse în CV, carnet de muncă (după caz), nivelul şi specializarea studiilor impuse de cerinţele postului; documente de suport care includ şi date sensibile, cum ar fi cazierul judiciar, caracterizarea de la ultimul loc de muncă (după caz), certificatul de examinare psihologică (după caz);

În cazul în care accesezi website-ul EMBRYOS:

Date referitoare la profilarea utilizatorilor website-ului EMBRYOS conform Politicii de Cookies pe care o puteți accesa aici: vârsta, sex, IP, date de trafic, date de geo-localizare, dispozitiv utilizat, sistem operare, cuvinte cheie căutate de utilizator conform intereselor sale.

Date transmise de dumneavoastra prin intermdiul adresei de e-mail info@embryos.ro nume prenume, obiectul solicitarii de informatii  si adresa de e-mail pe care o ve-ti utiliza pentru transmiterea mesajului, numar de telefon, genul.

Date colectate prin intermediul formularului Programare Online : nume , prenume, e-mail, numar de telefon, continutul mesajului.

  1. De unde obținem datele cu caracter personal?

Ca regulă, datele cu caracter personal pe care le prelucrăm sunt obținute în mod direct de la dumneavoastră în momentul efectuării programărilor ori al prestării serviciilor medicale solicitate.

  1. Care sunt scopurile prelucrării datelor cu caracter personal?

Datele dumneavoastră cu caracter personal sunt prelucrate de către EMBRYOS în scopuri legitime legate de prestarea serviciilor medicale, conform reglementărilor legale în vigoare, după cum urmează:

Încheierea și executarea contractelor de prestare servicii medicale pentru pacientul adult.

Efectuarea programărilor în unitatea medicala EMBRYOS sau prin intermediul site-ului la sectiunea programare online, in vederea amintirii datei programarii sau a reconfirmarii acesteia anterior datei stabilite, în vederea realizării actului medical conform nevoilor pacienților, a recomandarilor medicale, în vederea stabilirii diagnosticului, si a planificarii tratamentului sau procedurii necesare, în scopul internării pacienților pentru intervenții/investigații și externare; eliberării de rețete medicale, precum și pentru întocmirea și ținerea evidențelor programărilor și a bazei de date a pacienților în sistemule IT;

Realizarea consultatiilor sau evaluarilor medicale preliminare, la distanta, prin intermediul platformei digitale ZOOM a carei politica de Confidentialitate o puteti lua la cunostinta accesand acest link ; https://zoom.us/privacy. Utilizarea platformei digitate ZOOM este utilizata de catre medicii Clinicii EMBRYOS, ori de cate ori, din cazuri de forta majora sau in situatii de urgenta, consultatiile sau evaluarile fata in fata nu se pot realiza. Mentionam ca discutiile purtate prin intermediul platformei ZOOM NU se vor inregistra audio sau video.

Gestionarea sistemelor de comunicații și a sistemelor IT, efectuarea de raporturi de audit, gestionarea securității bazelor de date și a tuturor sistemelor IT;

Întocmirea documentelor fiscale și încasarea sumelor de plată de la pacienți persoane fizice, inclusiv recuperarea debitelor și a facturilor emise de furnizori și realizarea plății acestora;

Raportarea prin corespondență sau prin e-mail către Serviciul de Prevenire a Infecțiilor Asociate Asistenței Medicale (SPIAAM) și către Direcția de Sănătate Publică (DSP), în vederea depistării anumitor infecții ale pacienților;

Soluționarea cererilor și adreselor instituțiilor publice în legătură cu pacienții, în baza unor dispoziții legale imperative, dacă este cazul;

Realizarea evidenței serviciilor medicale, evidența programărilor în aplicațiile IT, soluționarea reclamațiilor și cererilor primite din partea pacienților sau altor persoane vizate, gestionarea corespondentei uzuale, încheierii și executării contractelor, controlului accesului vizitatorilor în Clinica EMBRYOS, întocmiri de procese-verbale pentru predare-primire bunuri ale pacienților, redactare registru analize pacienți;

Reprezentarea societății în fața instanțelor de judecată și a autoritatilor publice, realizarea procedurilor de recuperare a creanțelor, după caz;

Desfășurarea activităților de recrutare/selecție pentru ocuparea posturilor vacante și gestionarea dosarelor de recrutare/concurs în diferitele etape ale procedurilor de recrutare/selecție, în vederea organizării examenului/concursului de ocupare a postului vacant;

Promovarea serviciilor prin utilizarea imaginilor (fotografiilor și/sau filmărilor) ale medicilor  sau colaboratorilor (pe website, Facebook, Instagram sau alte mijloace de comunicare online), daca este cazul;

Scopuri legate de marketing, de promovarea și vânzarea serviciilor oferite de EMBRYOS, în cadrul evenimentelor organizate de EMBRYOS, ori la care EMBRYOS este participant;

În cazul în care EMBRYOS va dori să prelucreze datele dumneavoastră cu caracter personal în alte scopuri decât cele declarate inițial, vi se va transmite o notă de informare separată, în care vi se va detalia scopul ulterior al prelucrării, temeiul juridic al prelucrării, precum și perioada de stocare a datelor dumneavoastră cu caracter personal, împreună cu orice alte informații utile în legătură cu prelucrările ulterioare pentru a vă permite să vă exprimaţi consimţământul în mod liber, în cunoștință de cauză și în mod expres pentru fiecare operațiune de prelucrare în parte (dacă prelucrarea respectivă este condiționată de obținerea consimțământului expres al dumneavoastră).

  1. Care sunt temeiurile juridice ale prelucrării datelor cu caracter personal?

Efectuarea de demersuri la cererea dumneavoastră înainte de încheierea unui contract (art. 6 alin. (1) lit. b) teza a II-a din RGPD);

Executarea contractelor de prestări servicii medicale, la care pacienții sunt parte (art. 6 alin. (1) lit. b) teza I din RGPD);

Îndeplinirea unor obligații legale de către EMBRYOS (art. 6 alin. (1) lit. c) din RGPD);

Protejarea intereselor dumneavoastră vitale, în situația în care vă aflați, spre exemplu, într-o situație de urgență medicală sau în vederea protejării intereselor vitale ale altor persoane fizice (art. 6 alin. (1) lit. d) din RGPD);

Interesul legitim al EMBRYOS (art. 6 alin. (1) lit. f) din RGPD), cum ar fi: organizarea întregii activități a EMBRYOS pentru îndeplinirea obiectului de activitate; identificarea pacienților în momentul prezentării la recepție pentru programare sau alta interventie medicală; evidența serviciilor medicale; evidența programărilor în aplicațiile IT; soluționarea reclamațiilor și a cererilor primite din partea pacienților sau altor persoane vizate; controlul accesului vizitatorilor în saloane; demararea și desfășurarea litigiilor pe rolul instanțelor de judecată și (eventual) al altor autorități publice; proceduri de recuperare a creanțelor;

Consimțământul dumneavoastră pentru prelucrare, atunci când este acordat expres, liber și necondiționat, în situații punctuale cum ar fi, spre exemplu, prelucrările în scop de marketing sau pentru realizarea procedurilor medicale (art. 6 alin. (1) lit. a) din RGPD).

Pentru categoriile speciale de date prelucrate (datele privind sănătatea), temeiurile prelucrării sunt următorele:

Motive de interes public în domeniul sănătății publice (art. 9 alin. (2) lit. i) din RGPD);

Protejarea intereselor vitale ale dumneavoastră sau ale unei alte persoane fizice, atunci când persoana în cauză se află în incapacitate fizică sau juridică de a-și da consimțământul la prelucrare (art. 9 alin. (2) lit. c) din RGPD);

Constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță (art. 9 alin. (2) lit. f) din RGPD), în caz de litigiu.

  1. Locul si perioada prelucrării datelelor cu caracter personal

Toate datele colectate si procesate de Clinica EMBRYOS sunt stocate pe serverele proprietea Clinicii, aflate in Bucuresti, Romania. Accesul la datele dumneavoastra cu caracter personal este restrictionat, avand acces la acestea numai medicul dumneavoastra si personalul medical cu responsabilitati exprese de prelucrare a acestor date si numai limitativ, respective doar la anumite date.

În cadrul scopurilor legate de activitatea EMBRYOS, datele dumneavoastră cu caracter personal vor fi stocate pe o perioadă limitată de timp într-un loc sigur şi în conformitate cu condiţiile şi prevederile legale în domeniu, astfel:

Datele dumneavoastră care sunt necesare în scopuri legate de serviciile medicale vor fi stocate pe durata contractului de prestări servicii medicale, respectiv pentru o perioadă de timp rezonabilă, după încetarea contractelor, inclusiv perioada de timp necesară în vederea îndeplinirii obligaţiilor legale prevăzute de legislaţia aplicabilă, constând într-o perioadă generală de 50 de ani, cu excepția cazului în care pentru anumite documente medicale necesare sunt impuse termene de stocare mai mari ori mai scurte;

Datele prelucrate în scopuri contabile, în special cele legate de facturare și plăți, vor fi stocate pe o perioadă de 10 ani, cu începere de la data de 1 ianuarie a anului următor încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, conform prevederilor Legii contabilității nr. 82/1991, cu modificările și completările ulterioare, inclusiv cele aduse prin Legea nr. 163/2018;

Datele privind procesul de recrutare vor fi păstrate pe o perioadă de 6 luni de la momentrul încheierii procesului de recrutare/selecție pentru postul vacant pentru care ați candidat;

În situația în veți decide să vă retrageți consimţământul acordat pentru prelucrarea datelor dumneavoastră, datele dumneavoastră cu caracter personal nu vor mai fi prelucrate în acest scop, din momentul retragerii consimţământului, fără a afecta însă valabilitatea prelucrării datelor efectuată înainte de acest moment;

De asemenea, datele dumneavoastră cu caracter personal vor fi prelucrate și pe durata existenței unor obligații legale de păstrare a anumitor categorii de date ori de documente justificative, în funcție de reglementările în vigoare, în special în domeniul sănătății publice ori în domeniul fiscal.

  1. Căror entități vom divulga datele dumneavoastră cu caracter personal?

În anumite condiții expres reglementate, datele dumneavoastră cu caracter personal pot fi prelucrate de către EMBRYOS, prin intermediul unor Persoane împuternicite ori în comun cu alte societăți, în acest din urmă caz, fiind vorba despre o relație de tipul operatori asociați, care vor stabili în comun scopurile și mijloacele de prelucrare, conform dispozițiilor art. 26 din RGPD.

În unele situații, vor putea avea acces la datele dumneavoastră cu caracter personal furnizorii de servicii cum ar fi, dar fără a se limita la furnizorii de servicii și sisteme IT, diverși partenerii contractuali cum ar fi: firmele de curierat. De asemenea, se vor putea transmite datele dumneavoastră către avocați, contabili, auditori sau alți profesioniști care au obligația păstrării secretului profesional.

În vederea asigurării serviciilor medicale complete, datele dumneavoastră vor fi furnizate medicilor colaboratori ori clinicilor și laboratoarelor partenere, cu care există încheiate acorduri de confidențialitate.

Pentru raportările către autoritățile statului, potrivit obligațiilor legale în vigoare, va fi necesară transmiterea datelor dumneavoastră către diverse instituții publice.

  1. Cum și când se realizează transferul datelor dumneavoastră cu caracter personal către țări terțe?

În cazul în care datele dumneavoastră se vor transfera către alte societăți din alte țări, în vederea inițierii, încheierii și dezvoltării unor contracte și/sau proiecte cu o asemenea entitate,  veți fi informat și se vor aplica în mod corespunzător garanțiile.

  1. Care sunt drepturile dumneavoastră în legătură cu prelucrarea datelor cu caracter personal?

În ceea ce privește prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, în temeiul art. 15-22 din RGPD, vă sunt garantate o serie de drepturi:

dreptul de acces la date – presupune posibilitatea formulării unei cereri prin care puteți obține confirmarea faptului că vă sunt prelucrate date cu caracter personal și prin care puteți avea acces la categoriile de date prelucrate și informații suplimentare referitoare la prelucrările efectuate, ori, după caz, puteți solicita o copie a datelor cu caracter personal care fac obiectul prelucrării;

dreptul la rectificare – puteți obține, fără întârzieri nejustificate, corectarea (rectificarea) datelor inexacte pe care le prelucrăm în legătură cu dumneavoastră;

dreptul la ştergerea datelor (denumit și „dreptul de a fi uitat”, în mediul on-line) – constă în posibilitatea solicitării și obținerii ștergerii datelor cu caracter personal, în măsura în care dispozițiile legale în vigoare permit acest lucru;

  • dreptul la restricţionarea prelucrării –veți avea posibilitatea de a obținerestricționarea prelucrării, numai în situațiile expres prevăzute de lege;
  • dreptul la portabilitatea datelor –veți putea primidatele dumneavoastră cu caracter personal într-un format structurat, astfel încât să se poată face transferul acestora către un alt operator, în mod automat;
  • dreptul la opoziție – presupune faptul că vă puteți opune prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal în anumite situații și doar în cazul în care prelucrarea în cauză are ca temei îndeplinirea unei sarcini de interes public ori se bazează pe interesul legitim al operatorului;
  • dreptul de a nu fi supus unei decizii individuale automatizate – înseamnă ca aveți dreptul de a solicita şi de a obţine retragerea, anularea şi reconsiderarea oricărei decizii care produce efecte juridice asupra dumneavoastră, adoptată exclusiv în baza unei operaţiuni de prelucrare a datelor cu caracter personal prin mijloace automatizate, în scopul evaluării unor trăsături de personalitate, precum abilităţile profesionale, credibilitatea, comportamentul dumneavoastră la locul de muncă, interesele ș.a..

Nu în ultimul rând, vă aducem la cunoștință faptul că aveți dreptul de a vă adresa Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal

(ANSPDCP) sau oricărei instanţe competente în domeniul protecției datelor cu caracter personal.

Pentru a vă exercita aceste drepturi, puteţi contacta EMBRYOS printr-o solicitare scrisă, datată şi semnată, transmisă în atenţia Responsabilului cu protecția datelor cu caracter personal din cadrul EMBRYOS la adresa de corespondență menționată la pct. 10 sau prin e-mail la adresa info@embryos.ro

Solicitarea dumneavoastră va fi analizată cu maximă atenție şi vi se va transmite un răspuns în termenul legal de 30 de zile calendaristice de la primirea solicitării, conform prevederilor RGPD. În cazul în care solicitarea dumneavoastră presupune o cercetare minuțioasă datorită complexității cererii, termenul de o lună poate fi prelungit cu încă o lună, însă vi se vor transmite argumentele necesității prelungirii termenului de soluționare.

  1. Modificarea politicii de prelucrare a datelor cu caracter personal

EMBRYOS, în calitate de operator de date cu caracter personal, poate modifica prezenta politică privind prelucrarea datelor cu caracter personal pentru a reflecta modificările intervenite în legislaţie, în practicile și procedurile interne de prelucrare a datelor cu caracter personal, în caracteristicile website-ului sau în progresele tehnologice realizate într-o anumită perioadă de timp. În cazul în care vom aduce modificări ce vor schimba modul de prelucrare sau utilizare a datelor dumneavoastră cu caracter personal, acestea vor fi publicate în cuprinsul politicii actualizate, iar data intrării în vigoare a politicii astfel modificate va fi publicată la începutul notei de informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal actualizate. Prin urmare, prezenta notă de informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal trebuie consultată periodic pentru a fi la curent cu ultimele politici şi practici intervenite în acest domeniu. 

ECHIPA EMBRYOS